Diretoria Administrativa

I – coordenar e executar os serviços de apoio administrativo necessários ao regular funcionamento da SECOM; II – levantar sistematicamente as necessidades de recursos materiais da SECOM; III – instruir os processos de compras e contratações de serviços, observando os princípios da Lei de Licitações e Contratos, expressamente autorizados pelo Diretor Administrativo e pelo Secretário; IV – encaminhar as notas de empenhos e obter a assinatura dos fornecedores, nos respectivos contratos, para a realização dos serviços ou entrega dos bens e materiais; V – receber e atestar as notas fiscais de aquisições de bens, procedendo à verificação da conformidade do material e recusa em caso de não conformidade com as quantidades e especificações, constantes na nota de empenho; VI – providenciar o registro no órgão de controle de contratos, parcerias e demais atos oficiais firmados pela SECOM, adotando as medidas necessárias ao cumprimento de suas formalidades, obrigações e prazos de vigência; VII – proceder inventários de bens patrimoniais e lavrar os respectivos Termos de Responsabilidade Patrimonial, devidamente assinados pelas respectivas chefias, visando à atualização periódica de sua destinação e seu estado de conservação; VIII – atestar os Termos de Responsabilidade expedidos, observados os prazos estabelecidos, submetendo-os ao Diretor Administrativo; IX – classificar e codificar os bens patrimoniais, identificando os bens móveis permanentes, com afixação de plaquetas ou etiquetas aos bens para fins de inventário; X – manter atualizado o cadastro de bens móveis da SECOM, que deverão conter o número do processo de aquisição do bem e cópia das notas fiscais; XI – promover o recolhimento do material permanente inservível ou em desuso existente na SECOM, com a documentação pertinente; XII – elaborar plano de manutenção dos imóveis, frota de veículos, equipamentos e mobiliário, providenciando sua recuperação, quando autorizado pelo Secretário; XIII – propor a apuração de responsabilidade e comunicar ao Diretor Administrativo toda e qualquer irregularidade ocorrida com os bens e equipamentos inscritos no acervo da SECOM, sob pena de responsabilidade funcional; XIV – levantar dados estatísticos relativos às atividades de previsão e controle, recepção e armazenamento de materiais; XV – elaborar a programação de limpeza cotidiana e periódica das dependências da SECOM; XVI – coordenar e executar os serviços de copa, fiscalizando a qualidade e higiene das instalações; XVII – promover a execução dos serviços de conservação, manutenção e recuperação em bens móveis, bem como das instalações elétricas, hidráulicas, sanitárias, aparelhos de ar condicionado, equipamentos de segurança contra incêndios, observadas as normas da administração do Paço Municipal; XVIII – programar inspeções e manutenções preventivas no sistema de telefonia da SECOM; XIX – gerir a frota de veículos destinados ao uso da SECOM, referentes a transportes de pessoas e materiais, guarda, manutenção e conservação dos veículos e sua documentação, conforme normas emanadas pela SEMAD; XX – promover a apuração de responsabilidades decorrentes de acidentes ou avarias pela má utilização de veículos, bem como de infrações ao Código de Trânsito Brasileiro, registrando eventuais ocorrências de infrações e acidentes, e dar ciência do Diretor Administrativo e à unidade central de transportes da SEMAD; XXI – reunir, selecionar, sistematizar, organizar, arquivar a documentação e os arquivos corrente e intermediário dos processos, pertinentes à SECOM, conforme orientação do Arquivo Geral da Prefeitura; XXII – orientar os servidores sobre a utilização do acervo sob sua responsabilidade, emitindo relatórios de ocorrências à Diretoria Administrativa, quando for necessário; XXIII – exercer outras atividades correlatas às suas atribuições e às que lhe forem determinadas pelo Diretor de Administração e Finanças e pelo Secretário.

I – gerir a execução orçamentária, financeira e contábil relativos a empenho, liquidação e pagamento da despesa, controlando os recursos financeiros disponibilizados à SECOM, conforme as normas e instruções da Secretaria Municipal de Finanças; II – auxiliar na elaboração da proposta de Lei Orçamentária Anual (LOA), da Lei de Diretrizes Orçamentária (LDO) e do Plano Plurianual (PPA) da SECOM; III – manter registros atualizados da execução orçamentária e respectivas dotações, procedendo a sua conferência e a emissão de relatórios; IV – zelar pelo equilíbrio financeiro da SECOM; V – emitir empenhos, liquidações e ordens de pagamento relativo à folha de pessoal, acompanhando os repasses efetuados pela Secretaria Municipal de Finanças e o crédito bancário, zelando pela sua exatidão; VI – gerenciar o cumprimento de obrigações acessórias diversas, com o objetivo de assegurar a regularidade fiscal e tributária; VII – administrar os processos de adiantamento de despesas e diárias, bem como os respectivos cartões corporativos, responsabilizando-se pela regularidade da aplicação e prestação de contas dos recursos recebidos; VIII – administrar o processo de concessão e de prestação de contas de diárias da SECOM; IX – acompanhar e supervisionar a execução financeira de parcerias e contratos; X – propor a abertura de créditos orçamentários adicionais necessários à execução dos programas, projetos e atividades; XI – efetuar solicitações de autorização de despesas, emitindo empenhos, anulações, suplementações, reduções, reajuste de saldo e a liquidação de despesas, através do Sistema Orçamentário e Financeiro (SOF); XII – identificar a natureza da despesa dentro do Projeto Atividade, informando a dotação orçamentária e a fonte de recursos a ser utilizada para a mesma; XIII – elaborar os relatórios financeiros e contábeis exigidos pela legislação vigente; XIV – propor, anualmente, cronogramas de desembolso, bem assim as alterações posteriores, em função da ordem de prioridades definidas; XV – emitir as guias de lançamento para efeitos contábeis; XVI – acompanhar os gastos com pessoal, materiais, serviços, encargos diversos, instalações e equipamentos, para proposição da programação das despesas de custeio e de capital da SECOM; XVII – emitir e controlar o fluxo documental contábil, assim como manter a regularidade na obtenção das informações processadas; XVIII – organizar e atualizar o cadastro de credores da SECOM; XIX – providenciar o registro no órgão de controle de contratos, parcerias e demais atos oficiais firmados pela SECOM, adotando as medidas necessárias ao cumprimento de suas formalidades, obrigações e prazos de vigência; XX – gerar, corrigir e enviar dados e os arquivos eletrônicos ao Tribunal de Contas do Município (TCM), no que for de sua competência, devidamente autorizados pelo Diretor Administrativo; XXI – exercer outras atividades correlatas às suas atribuições e às que lhe forem determinadas pelo Diretor Administrativo e pelo Secretário.

I – promover a integração técnica do órgão ou entidade onde atua com o órgão central de Planejamento Governamental; II – promover a coleta de informações técnicas definidas e solicitadas pelo órgão central de Planejamento Governamental; III – participar da elaboração, acompanhamento, controle e revisão do Contrato de Resultados da SECOM; IV – desenvolver as funções de planejamento, orçamento, modernização da administração e gestão por resultados do órgão/entidade, em consonância com o órgão central de Planejamento Governamental; V – participar do processo de elaboração e acompanhamento do Plano Plurianual (PPA), da Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e da Lei Orçamentária Anual (LOA), dentro da esfera de atribuição do órgão/entidade; VI – acompanhar e avaliar a execução de programas, projetos e atividades da SECOM; VII – promover estudos sistemáticos das receitas e das despesas do órgão/entidade e propor medidas regularizadoras, quando for o caso, informando sistematicamente os resultados ao titular da Pasta; VIII – garantir a atualização permanente dos sistemas de informações que contenham dados referentes à Gestão por Resultados, visando o acompanhamento, monitoramento e avaliação das ações governamentais da SECOM; IX – planejar e elaborar o fluxo financeiro da SECOM, baseado nos compromissos assumidos e outras despesas planejadas, alinhado às estratégias de Governo; X – realizar estudos e levantamentos, com vistas à captação de recursos junto a entidades oficiais governamentais e não governamentais para a viabilização de programas e projetos de interesse da SECOM; XI – analisar a viabilidade técnica das despesas, indicando as dotações orçamentárias, adequando-as ao orçamento anual e emitindo pareceres para conhecimento, análise e autorização do Diretor Administrativo; XII – gerenciar o processo de modernização institucional e a melhoria contínua das atividades do órgão/entidade, em consonância com as diretrizes do órgão central de Planejamento Governamental; XIII – elaborar relatórios que subsidiem os Órgãos de controle do município quanto à realização das ações estratégicas e operacionais da SECOM; XIV – auxiliar o titular do órgão/entidade na definição de diretrizes e na implementação das ações de medidas que visem à promoção da eficácia, eficiência e efetividade de suas ações; XV – subsidiar o titular da SECOM com informações necessárias ao processo decisório das questões de gestão orçamentária e de planejamento; XVI – zelar pelo uso correto dos equipamentos, pela ordem dos trabalhos e pela guarda dos materiais da unidade;