Gerência de Apoio Administrativo

Art. 17. Compete à Gerência de Apoio Administrativo, unidade integrante da estrutura da Diretoria de Administração e Finanças, e, ao seu titular:

I – coordenar e executar os serviços de apoio administrativo necessários ao regular funcionamento da SEMAS;

II – levantar sistematicamente as necessidades de recursos materiais da SEMAS;

III – coordenar e promover as atividades de compras e contratações de serviços, observando os princípios da Lei de Licitações e Contratos, expressamente autorizados pelo Secretário;

IV – efetuar programações de compras e executar os procedimentos necessários às aquisições de bens e serviços para a SEMAS, FMAS, FMDCA, FMI e Conselhos vinculados à Assistência Social, em conformidade com o objeto dos processos e a legislação em vigor e devidamente autorizadas;

V – encaminhar as notas de empenhos e obter a assinatura dos fornecedores, nos respectivos contratos, para a realização dos serviços ou entrega dos bens e materiais;

VI – atestar as notas fiscais constantes nos processos de aquisições e prestação de serviços, juntamente com a autoridade competente;

VII – propor a aplicação de multas e outras penalidades a fornecedores inadimplentes;

VIII – providenciar o registro no órgão de controle de contratos, parcerias e demais atos oficiais firmados pela SEMAS, adotando as medidas necessárias ao cumprimento de suas formalidades, obrigações e prazos de vigência;

IX – proceder inventários de bens patrimoniais e lavrar os respectivos Termos de Responsabilidade Patrimonial, devidamente assinados pelas respectivas chefias, visando a atualização periódica de sua destinação e seu estado de conservação;

X – atestar os Termos de Responsabilidade expedidos, balancetes, balanços, demonstrativos analíticos e sintéticos das variações patrimoniais e inventários, observados os prazos estabelecidos, submetendo-os ao Diretor de Administração e Finanças;

XI – classificar e codificar os bens patrimoniais, identificando os bens móveis permanentes, com afixação de plaquetas ou etiquetas aos bens para fins de inventário;

XII – manter atualizado o cadastro de bens móveis da SEMAS, que deverão conter o número do processo de aquisição do bem e cópia das notas fiscais;

XIII – levantar e registrar a localização dos bens patrimoniais móveis alocados nas unidades da SEMAS, nos FMAS, FMDCA e FMI e nos Conselhos vinculados, executando a movimentação física;

XIV – executar a distribuição de bens móveis adquiridos ou recebidos em doação;

XV – promover o recolhimento do material permanente inservível ou em desuso existente na SEMAS, com a documentação pertinente;

XVI – elaborar plano de manutenção dos imóveis, frota de veículos, equipamentos e mobiliário, providenciando sua recuperação, quando autorizado pelo Secretário;

XVII – executar o recolhimento dos bens móveis para recuperação ou distribuição, cumprindo e fazendo cumprir as normas sobre guarda, conservação, utilização e operacionalidade dos bens patrimoniais;

XVIII – propor a apuração de responsabilidade e comunicar ao Diretor de Administração e Finanças toda e qualquer irregularidade ocorrida com os bens e equipamentos inscritos no acervo da SEMAS, sob pena de responsabilidade funcional;

XIX – coordenar e executar serviços de recepção, distribuição e armazenagem de materiais;

XX – proceder, periodicamente, a previsão do material a ser adquirido, em função do estoque mínimo estabelecido e da programação de compras aprovada pelo Diretor de Administração e Finanças;

XXI – providenciar a distribuição para consumo de mercadorias perecíveis em curto prazo, sob orientação da Gerência de Segurança Alimentar e Nutricional;

XXII – receber as notas fiscais de aquisições de bens, procedendo à verificação da conformidade do material e recusa em caso de não conformidade com as quantidades e especificações, constantes na nota de empenho;

XXIII – levantar dados estatísticos relativos às atividades de previsão e controle, recepção e armazenamento de materiais;

XXIV – elaborar a programação de limpeza cotidiana e periódica das dependências da SEMAS;

XXV – coordenar e executar os serviços de limpeza, higienização e jardins, das áreas internas e externas, das instalações e dos equipamentos da SEMAS;

XXVI – coordenar e executar os serviços de copa, fiscalizando a qualidade e higiene das instalações e dos alimentos;

XXVII – gerir, planejar e executar os serviços de conservação, manutenção e recuperação em bens móveis e imóveis das unidades da SEMAS, incluindo as instalações elétricas, hidráulicas, sanitárias, aparelhos de ar condicionado, equipamentos de segurança contra incêndios;

XXVIII – programar inspeções e manutenções preventivas no sistema de telefonia da SEMAS;

XXIX – coordenar e executar os serviços de comunicações telefônicas, energia elétrica e de fornecimento de água e esgoto, apurar as irregularidades e abusos e tomar providências para zelar pela economia;

XXX – efetuar a manutenção e manter arquivo dos projetos de redes elétricas, eletrônicas, instalações hidráulicas e outras da SEMAS;

XXXI – gerir a frota de veículos destinados ao uso da SEMAS, referentes a transportes de pessoas e materiais, guarda, manutenção e conservação dos veículos e sua documentação, conforme normas emanadas pela SEMAD;

XXXII – promover a apuração de responsabilidades decorrentes de acidentes ou avarias pela má utilização de veículos, bem como de infrações ao Código de Trânsito Brasileiro, registrando eventuais ocorrências de infrações e acidentes, e dar ciência do Diretor de Administração e Finanças e à unidade central de transportes da SEMAD;

XXXIII – reunir, selecionar, sistematizar, organizar, arquivar a documentação e os arquivos corrente e intermediário dos processos, pertinentes à SEMAS;

XXXIV – estabelecer sistemas de arranjo e de processamento da documentação de forma a possibilitar a sua localização imediata e a sua adequada conservação, conforme orientação do Arquivo Geral da Prefeitura;

XXXV – orientar os servidores sobre a utilização do acervo sob sua responsabilidade, emitindo relatórios de ocorrências à Diretoria de Administração e Finanças, quando for necessário;

XXXVI – controlar os serviços de xerografia de documentos e a manutenção e o uso das máquinas de reprografia, informando, mensalmente, ao Diretor de Administração e Finanças, a estatística dos serviços prestados à cada unidade da SEMAS;

XXXVII – executar os serviços de portaria, recepção e atendimento ao público da SEMAS;

XXXVIII – supervisionar a execução das atividades de vigilância e zeladoria dos prédios, instalações, áreas e equipamentos e demais materiais permanentes;

XXXIX – exercer outras atividades correlatas às suas atribuições e às que lhe forem determinadas pelo Diretor de Administração e Finanças.