Diretoria Administrativa

I – promover a integração técnica do órgão ou entidade onde atua com o órgão central de Planejamento Governamental; II – promover a coleta de informações técnicas definidas e solicitadas pelo órgão central de Planejamento Governamental; III – participar da elaboração, acompanhamento, controle e revisão do Contrato de Resultados do órgão/entidade; IV – desenvolver as funções de planejamento, orçamento, modernização da administração e gestão por resultados do órgão/entidade, em consonância com o órgão central de Planejamento Governamental; V – participar do processo de elaboração e acompanhamento do Plano Plurianual (PPA), da Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e da Lei Orçamentária Anual (LOA), dentro da esfera de atribuição do órgão/entidade; VI – acompanhar e avaliar a execução de programas, projetos e atividades do órgão/entidade; VII – sugerir correções e reformulações desses programas, projetos e atividades e colher subsídios para a atualização e o aperfeiçoamento do planejamento, quando identificar desvios ou frustrações em relação aos objetivos inicialmente estabelecidos; VIII – garantir a atualização permanente dos sistemas de informações que contenham dados referentes à Gestão por Resultados, visando o acompanhamento, monitoramento e avaliação das ações governamentais do órgão/entidade; IX – promover estudos sistemáticos das receitas e das despesas do órgão/entidade e propor medidas regularizadoras, quando for o caso, informando sistematicamente os resultados ao titular da Pasta; X – realizar estudos e levantamentos, com vistas à captação de recursos junto a entidades oficiais governamentais e não governamentais para a viabilização de programas e projetos de interesse do órgão/entidade; XI – planejar e elaborar o fluxo financeiro do órgão/entidade, baseado nos compromissos assumidos e outras despesas planejadas, alinhado às estratégias de Governo; XII – analisar a viabilidade técnica das despesas, indicando as dotações orçamentárias, adequando-as ao orçamento anual e emitindo pareceres para conhecimento, análise e autorização do Diretor Administrativo; XIII – gerenciar o processo de modernização institucional e a melhoria contínua das atividades do órgão/entidade, em consonância com as diretrizes do órgão central de Planejamento Governamental; XIV – elaborar relatórios que subsidiem os Órgãos de controle do município quanto à realização das ações estratégicas e operacionais do órgão/entidade; XV – auxiliar o titular do órgão/entidade na definição de diretrizes e na implementação das ações de medidas que visem à promoção da eficácia, eficiência e efetividade de suas ações; XVI – subsidiar o titular do órgão/entidade com informações necessárias ao processo decisório das questões de gestão orçamentária e de planejamento; XVII – exercer outras atividades correlatas à sua área de atuação e as que lhe forem determinadas pelo Diretor Administrativo.

I – gerir a execução orçamentária, financeira e contábil relativos a empenho, liquidação e pagamento da despesa no âmbito do Órgão/Entidade, conforme as normas e instruções do órgão central das Finanças Municipais; II – zelar pelo equilíbrio financeiro; III – promover o controle das contas a pagar; IV – administrar os haveres financeiros e mobiliários; V – manter controle dos compromissos que onerem, direta ou indiretamente, o Órgão/Entidade junto a entidades ou organismos nacionais e internacionais; VI – efetuar os registros pertinentes, com base em apurações de atos e fatos ilegais ou irregulares, adotando as providências necessárias à responsabilização do agente público, inclusive comunicando o fato à autoridade a quem esteja subordinado e ao órgão de Controle Interno; VII – acompanhar a elaboração da folha de pagamento dos servidores do Órgão/Entidade, efetuando a conferência, a análise e a preparação dos processos e demais expedientes relativos ao cumprimento de obrigações principais e acessórias junto ao Instituto Nacional de Seguro Social – INSS, ao Instituto de Assistência a Saúde e Social dos Servidores Municipais – IMAS, ao Instituto de Previdência dos Servidores Municipais – IPSM, entre outras; VIII – gerenciar o cumprimento de obrigações acessórias diversas, no âmbito do Órgão/Entidade, com o objetivo de assegurar a regularidade fiscal e tributária; IX – executar os procedimentos de quitação da folha de pagamento de servidores ativos e inativos do Órgão/Entidade; X – elaborar a prestação de contas da folha de pagamento de pessoal da execução orçamentária e financeira, e encaminhá-la ao Órgão de competência; XI – administrar o processo de adiantamento de despesas e os cartões corporativos do Órgão/Entidade, responsabilizando-se pela regularidade da aplicação e prestação de contas dos recursos recebidos; XII – acompanhar a utilização dos recursos dos fundos rotativos, no âmbito do Órgão/Entidade; XIII – administrar o processo de concessão e de prestação de contas de diárias, no âmbito do Órgão/Entidade; XIV – acompanhar e supervisionar a execução financeira de convênios e contratos do Órgão/Entidade; XV – controlar e manter atualizados os documentos comprobatórios das operações financeiras sob a responsabilidade da Gerência; XVI – auxiliar a elaboração da Proposta Orçamentária Anual e do Plano Plurianual – PPA do Órgão/Entidade; XVII – propor a abertura de créditos adicionais necessários à execução dos programas, projetos e atividades do Órgão/Entidade; XVIII – manter atualizado o arquivo de leis, normas e instruções que disciplinem a aplicação de recursos financeiros e zelar pela observância da legislação referente à execução financeira e contábil; XIX – elaborar os relatórios financeiros e contábeis exigidos pela legislação vigente; XX – contabilizar e controlar a receita e a despesa referentes à prestação de contas mensal e a tomada de contas anual, no âmbito do Órgão/Entidade, em consonância com as resoluções e instruções dos órgãos de controle; XXI – preparar, na periodicidade determinada, a prestação de contas financeira e contábil, abrangendo às demonstrações contábeis e orçamentárias, bem como notas explicativas às demonstrações apresentadas e encaminhá-los ao órgão central das Finanças Municipais, dentro do prazo previsto, sob pena de responsabilidade; XXII – realizar o registro e controle contábeis da administração financeira e patrimonial e o registro da execução orçamentária; XXIII – acompanhar os gastos com pessoal, materiais, serviços, encargos diversos, instalações e equipamentos, para proposição da programação das despesas de custeio e de capital do Órgão/Entidade; XXV – acompanhar as providências de encaminhamento de documentação necessária nas prestações de contas; XXVI – orientar as unidades administrativas sobre os prazos estabelecidos nos convênios e contratos firmados; XXVII – acompanhar e controlar os lançamentos do Sistemas de Controle dos Convênios, Contratos, Acordos e Ajustes, as despesas empenhadas e efetuadas pela secretaria junto aos demais órgãos municipais dentro das parcerias desenvolvidas; XXVIII – orientar na atualização dos mapas das prestações de contas realizadas, a realizar e pendentes de regularização; XXIX – acompanhar o processo contábil de prestação de contas dos órgãos municipais envolvidos na parceria junto a SMESP; XXX – acompanhar às diligências referente à execução financeira das Prestação de Contas dos convênios, contratos, acordos e ajustes firmados; XXXI – exercer outras atividades compatíveis com a natureza de suas funções e as que lhe forem atribuídas pelo Diretor Administrativo.

I – aplicar as normas, instruções, manuais e regulamentos referentes à gestão de pessoas, conforme as diretrizes emanadas pela Secretaria Municipal de Administração; II – manter atualizado o cadastro dos dados pessoais e funcionais dos servidores lotados na SMESP no Sistema de Recursos Humanos; III – manter sistemas de registro e controle de frequência dos servidores lotados na SMESP; IV – fornecer dados e informações funcionais necessários à confecção da folha de pagamento e dos encargos sociais, procedendo à revisão e o controle dos proventos devidos aos servidores lotados na SMESP; V – manter o cadastro funcional dos servidores de outros órgãos/entidade à disposição da SMESP; VI – consolidar a escala de férias anual dos servidores lotados na SMESP; VII – manter atualizada a lotação dos servidores nas unidades da SMESP; VIII – coordenar e promover a inscrição dos servidores, conforme autorização da chefia, em atividades de treinamento e aperfeiçoamento; IX – cumprir as disposições técnicas e regulamentares sobre Segurança e Saúde no Trabalho em vigor; X – informar ao órgão central de recursos humanos toda movimentação do servidor relativa a ambiente ou atividade efetivamente exercida por ele, que implique na percepção ou exclusão de adicionais de periculosidade e insalubridade, nos termos da Lei nº 9.159/2012, sob pena de responder pelos prejuízos decorrentes da falta dessa comunicação; XI – exercer outras atividades correlatas à sua área de atuação e as que lhe forem determinadas pelo Diretor Administrativo.

I – promover o controle dos materiais de consumo, efetuando a conferência e o controle de sua entrada e saída no Sistema de Material e Patrimônio, de acordo com as normas e instruções pertinentes; II – cumprir as normas de armazenamento de materiais e outros suprimentos, procedendo a organização e atualização do estoque de material existente no almoxarifado; III – manter registro e controle da entrega de material de expediente e de consumo às unidades da SMESP; IV – etiquetar o material permanente, denominado bem permanente; V – preparar Termo de Responsabilidade Patrimonial, visando a atualização periódica de sua destinação e seu estado de conservação; VI – preparar os processos relativos a compras de materiais e contratação de serviços da SMESP, devidamente autorizados pelo Secretário; VII – gerenciar e controlar os serviços de transportes da SMESP; VIII – gerenciar e controlar os serviços de telefonia da SMESP; IX – elaborar relatórios mensais de controle gerencial dos recursos materiais e serviços sob sua responsabilidade; X – executar os serviços de protocolo, autuando os processos e demais documentos endereçados à SMESP e proceder aos encaminhamentos às unidades competentes; XI – alimentar o Sistema Eletrônico de Processos, mantendo atualizada a tramitação dos processos; XII – manter organizados os arquivos corrente e intermediário dos processos e demais documentos da SMESP; XIII – registrar a entrada e saída de documentos do arquivo, promovendo o atendimento às solicitações de remessa, empréstimos e de informações sobre documentos arquivados; XIV – controlar e armazenar os bens patrimoniados que compõem o seu acervo para atendimento às demandas da secretaria; XV – controlar a movimentação em sistema próprio dos bens patrimoniados, bem como dos termos de responsabilidade; XVI – entregar aos fornecedores as notas de empenho dos bens patrimoniáveis adquiridos pela secretaria, com posterior envio a autoridade superior para controle do prazo de entrega; XVII – colher, quando necessário, nas notas fiscais emitidas pelos fornecedores dos bens patrimoniáveis, o atestado do solicitante para fins do seu recebimento definitivo; XVIII – arquivar a documentação dos bens patrimoniáveis pertencentes SMESP; XIX – tombar bens patrimoniados adquiridos ou recebidos em doação à SMESP; XX – receber e encaminhar móveis e equipamentos danificados à manutenção. XXI – exercer outras atividades correlatas à sua área de atuação e as que lhe forem determinadas pelo Diretor Administrativo.