Diretoria Administrativa

I – gerir a execução orçamentária, financeira e contábil relativos a empenho, liquidação e pagamento da despesa no âmbito do Órgão/Entidade, conforme as normas e instruções do órgão central das Finanças Municipais; II – zelar pelo equilíbrio financeiro; III – promover o controle das contas a pagar; IV – administrar os haveres financeiros e mobiliários; V – manter controle dos compromissos que onerem, direta ou indiretamente, o Órgão/Entidade junto a entidades ou organismos nacionais e internacionais; VI – efetuar os registros pertinentes, com base em apurações de atos e fatos ilegais ou irregulares, adotando as providências necessárias à responsabilização do agente público, inclusive comunicando o fato à autoridade a quem esteja subordinado e ao órgão de Controle Interno; VII – acompanhar a elaboração da folha de pagamento dos servidores do Órgão/Entidade, efetuando a conferência, a análise e a preparação dos processos e demais expedientes relativos ao cumprimento de obrigações principais e acessórias junto ao Instituto Nacional de Seguro Social – INSS, ao Instituto de Assistência a Saúde e Social dos Servidores Municipais – IMAS, ao Instituto de Previdência dos Servidores Municipais – IPSM, entre outras; VIII – gerenciar o cumprimento de obrigações acessórias diversas, no âmbito do Órgão/Entidade, com o objetivo de assegurar a regularidade fiscal e tributária; IX – executar os procedimentos de quitação da folha de pagamento de servidores ativos e inativos do Órgão/Entidade; X – elaborar a prestação de contas da folha de pagamento de pessoal da execução orçamentária e financeira, e encaminhá-la ao Órgão de competência; XI – administrar o processo de adiantamento de despesas e os cartões corporativos do Órgão/Entidade, responsabilizando-se pela regularidade da aplicação e prestação de contas dos recursos recebidos; XII – acompanhar a utilização dos recursos dos fundos rotativos, no âmbito do Órgão/Entidade; XIII – administrar o processo de concessão e de prestação de contas de diárias, no âmbito do Órgão/Entidade; XIV – acompanhar e supervisionar a execução financeira de convênios e contratos do Órgão/Entidade; XV – controlar e manter atualizados os documentos comprobatórios das operações financeiras sob a responsabilidade da Gerência; XVI – auxiliar a elaboração da Proposta Orçamentária Anual e do Plano Plurianual – PPA do Órgão/Entidade; XVII – propor a abertura de créditos adicionais necessários à execução dos programas, projetos e atividades do Órgão/Entidade; XVIII – manter atualizado o arquivo de leis, normas e instruções que disciplinem a aplicação de recursos financeiros e zelar pela observância da legislação referente à execução financeira e contábil; XIX – elaborar os relatórios financeiros e contábeis exigidos pela legislação vigente; XX – contabilizar e controlar a receita e a despesa referentes à prestação de contas mensal e a tomada de contas anual, no âmbito do Órgão/Entidade, em consonância com as resoluções e instruções dos órgãos de controle; XXI – preparar, na periodicidade determinada, a prestação de contas financeira e contábil, abrangendo às demonstrações contábeis e orçamentárias, bem como notas explicativas às demonstrações apresentadas e encaminhá-los ao órgão central das Finanças Municipais, dentro do prazo previsto, sob pena de responsabilidade; XXII – realizar o registro e controle contábeis da administração financeira e patrimonial e o registro da execução orçamentária; XXIII – acompanhar os gastos com pessoal, materiais, serviços, encargos diversos, instalações e equipamentos, para proposição da programação das despesas de custeio e de capital do Órgão/Entidade; XXV – acompanhar as providências de encaminhamento de documentação necessária nas prestações de contas; XXVI – orientar as unidades administrativas sobre os prazos estabelecidos nos convênios e contratos firmados; XXVII – acompanhar e controlar os lançamentos do Sistemas de Controle dos Convênios, Contratos, Acordos e Ajustes, as despesas empenhadas e efetuadas pela secretaria junto aos demais órgãos municipais dentro das parcerias desenvolvidas; XXVIII – orientar na atualização dos mapas das prestações de contas realizadas, a realizar e pendentes de regularização; XXIX – acompanhar o processo contábil de prestação de contas dos órgãos municipais envolvidos na parceria junto a SMESP; XXX – acompanhar às diligências referente à execução financeira das Prestação de Contas dos convênios, contratos, acordos e ajustes firmados; XXXI – exercer outras atividades compatíveis com a natureza de suas funções e as que lhe forem atribuídas pelo Diretor Administrativo.

I – promover o controle dos materiais de consumo, efetuando a conferência e o controle de sua entrada e saída no Sistema de Material e Patrimônio, de acordo com as normas e instruções pertinentes; II – cumprir as normas de armazenamento de materiais e outros suprimentos, procedendo a organização e atualização do estoque de material existente no almoxarifado; III – manter registro e controle da entrega de material de expediente e de consumo às unidades da SMESP; IV – etiquetar o material permanente, denominado bem permanente; V – preparar Termo de Responsabilidade Patrimonial, visando a atualização periódica de sua destinação e seu estado de conservação; VI – preparar os processos relativos a compras de materiais e contratação de serviços da SMESP, devidamente autorizados pelo Secretário; VII – gerenciar e controlar os serviços de transportes da SMESP; VIII – gerenciar e controlar os serviços de telefonia da SMESP; IX – elaborar relatórios mensais de controle gerencial dos recursos materiais e serviços sob sua responsabilidade; X – executar os serviços de protocolo, autuando os processos e demais documentos endereçados à SMESP e proceder aos encaminhamentos às unidades competentes; XI – alimentar o Sistema Eletrônico de Processos, mantendo atualizada a tramitação dos processos; XII – manter organizados os arquivos corrente e intermediário dos processos e demais documentos da SMESP; XIII – registrar a entrada e saída de documentos do arquivo, promovendo o atendimento às solicitações de remessa, empréstimos e de informações sobre documentos arquivados; XIV – controlar e armazenar os bens patrimoniados que compõem o seu acervo para atendimento às demandas da secretaria; XV – controlar a movimentação em sistema próprio dos bens patrimoniados, bem como dos termos de responsabilidade; XVI – entregar aos fornecedores as notas de empenho dos bens patrimoniáveis adquiridos pela secretaria, com posterior envio a autoridade superior para controle do prazo de entrega; XVII – colher, quando necessário, nas notas fiscais emitidas pelos fornecedores dos bens patrimoniáveis, o atestado do solicitante para fins do seu recebimento definitivo; XVIII – arquivar a documentação dos bens patrimoniáveis pertencentes SMESP; XIX – tombar bens patrimoniados adquiridos ou recebidos em doação à SMESP; XX – receber e encaminhar móveis e equipamentos danificados à manutenção. XXI – exercer outras atividades correlatas à sua área de atuação e as que lhe forem determinadas pelo Diretor Administrativo.