Secretaria Geral

Competências

I – coordenar os serviços de expediente, protocolo e distribuição de processos, correspondências, expedientes e demais documentos oficiais da SECOM;
II – assistir ao Chefe de Gabinete no exame e na instrução dos processos a serem submetidos à apreciação do Secretário;
III – acompanhar os processos, verificando a sua tramitação, documentação, ordenação e correção;
IV – manter o fluxo permanente de informações sobre a tramitação de processos e demais documentos relativos à SECOM;
V – registrar, autuar e expedir os processos e demais documentos da SECOM;
VI – proceder o acompanhamento de processos, verificando o cumprimento dos prazos para análise e emissão de pareceres;
VII – prover o Sistema Eletrônico de Processos, no sentido de assegurar a atualização de dados e prestar informações sobre a tramitação de processos e de documentos no âmbito da SECOM;
VIII – redigir e preparar correspondências, atos, avisos, circulares, ordens, instruções de serviço e outros expedientes de competência do Gabinete, que devam ser assinados pelo Secretário;
IX – proceder à abertura dos malotes de documentos endereçados à SECOM, efetuando a devida distribuição às unidades competentes;
X – atender e orientar ao público em geral, informando a documentação e a tramitação dos processos no âmbito da SECOM;
XI – coordenar os serviços de organização e arquivamento dos documentos e expedientes do Gabinete do Secretário;
XII – registrar a entrada e saída de documentos do arquivo sob sua responsabilidade, promovendo o atendimento às solicitações de remessa, empréstimos e de informações sobre documentos arquivados;
XIII – manter o controle do arquivo de documentos e pareceres emitidos pela SECOM, bem como estabelecer sistema de processamento da documentação, de forma a possibilitar sua localização imediata e adequada conservação;
XIV – orientar os servidores sobre a utilização do acervo sob a responsabilidade da Secretaria Geral, emitindo relatórios de ocorrências para o Chefe de Gabinete;
XV – classificar e catalogar, mantendo em boa ordem, de modo que seja facilitada a consulta, as leis, os decretos, os regulamentos, as instruções, as ordens de serviço e demais documentos de interesse do Gabinete do Secretário;
XVI – fornecer, nos casos autorizados, certidões sobre assuntos integrantes de documentos do arquivo intermediário e permanente, sob sua responsabilidade;
XVII – providenciar a publicação de contratos, parcerias e demais atos oficiais firmados pelo Secretário, adotando as medidas necessárias ao cumprimento de suas formalidades, obrigações e prazos de vigência;
XVIII – encaminhar para publicação no Diário Oficial Eletrônico do Município os atos oficiais da SECOM, para que surtam efeitos legais;
XIX – promover o controle dos prazos para encaminhamentos de respostas às requisições dos órgãos de fiscalização e controle;
XX – assessorar o Chefe de Gabinete nos assuntos relativos à comunicação interna e externa;
XXI – manter atualizado o catálogo de autoridades civis, militares e eclesiásticas e de entidades de classe, bem como o contato de todos os veículos de comunicação que prestam serviço no Município;
XXII – preparar pautas dos eventos e solenidades, composição da mesa de autoridades, sistema de som, e outros recursos necessários promovidos pela SECOM;
XXIII – elaborar convites e convocações do Secretário para eventos e solenidades;
XXIV – preparar os locais e organizar serviços de cerimonial dos eventos, colaborar nas atividades de recepção e acompanhamento de autoridades no âmbito da Secretaria;
XXV – responder aos convites e correspondências de cunho social, endereçados ao Secretário, confirmando ou não, o seu comparecimento nos eventos e solenidades;
XXVI – exercer outras atividades correlatas à sua área de atuação e as que lhe forem determinadas pelo Secretário.