Secretaria-Geral

Competências

I – coordenar os serviços de expediente, protocolo e distribuição de processos, correspondências, expedientes e demais documentos oficiais da SEDHS;

II – assistir ao Chefe de Gabinete no exame e na instrução dos processos a serem submetidos à apreciação do Secretário;

III – acompanhar os processos, verificando a sua tramitação, documentação, ordenação e correção;

IV – manter o fluxo permanente de informações sobre a tramitação de processos e demais documentos relativos à SEDHS;

V – registrar, autuar e expedir os processos e demais documentos da Secretaria Geral;

VI – proceder ao acompanhamento dos processos, solicitando o cumprimento dos prazos para análise e emissão de pareceres, alvarás, autorizações e certidões;

VII – prover o Sistema Eletrônico de Processos, no sentido de assegurar a atualização de dados e prestar informações sobre a tramitação de processos e de documentos no âmbito da SEDHS;

VIII – redigir e preparar correspondências, atos, avisos, circulares, ordens, instruções de serviço e outros expedientes de competência do Gabinete, que devam ser assinados pelo Secretário;

IX – proceder à abertura dos malotes de documentos endereçados à SEDHS, efetuando a devida distribuição às unidades competentes;

X – atender e orientar ao público em geral, informando a documentação e a tramitação dos processos no âmbito da SEDHS;

XI – coordenar os serviços de organização e arquivamento dos documentos e expedientes do Gabinete do Secretário;

XII – registrar a entrada e saída de documentos do arquivo sob sua responsabilidade, promovendo o atendimento às solicitações de remessa, empréstimos e de informações sobre documentos arquivados;

XIII – manter o controle do arquivo de documentos e pareceres emitidos pela SEDHS, bem como estabelecer sistema de processamento da documentação, de forma a possibilitar sua localização imediata e adequada conservação;

XIV – orientar os servidores sobre a utilização do acervo sob a responsabilidade da Secretaria Geral, emitindo relatórios de ocorrências para o Chefe de Gabinete;

XV – classificar e catalogar, mantendo em boa ordem, de modo que seja facilitada a consulta, as leis, os decretos, os regulamentos, as instruções, as ordens de serviço e demais documentos de interesse do Gabinete do Secretário;

XVI – fornecer, nos casos autorizados, certidões sobre assuntos integrantes de documentos do arquivo intermediário e permanente, sob sua responsabilidade;

XVII – providenciar a publicação de contratos, parcerias e demais atos oficiais firmados pelo Secretário, adotando as medidas necessárias ao cumprimento de suas formalidades, obrigações e prazos de vigência;

XVIII – encaminhar para publicação no Diário Oficial Eletrônico do Município os atos oficiais da SEDHS, para que surtam efeitos legais;

XIX – promover o controle dos prazos para encaminhamentos de respostas às requisições dos órgãos de fiscalização e controle;

XX – assessorar o Chefe de Gabinete nos assuntos relativos à comunicação interna e externa, inclusive nas áreas de jornalismo, publicidade e relações públicas;

XXI – gerenciar a página da SEDHS no site oficial da Prefeitura de Goiânia, responsabilizando-se por sua atualização junto à Secretaria Municipal de Comunicação (SECOM);

XXII – coordenar a elaboração de publicações, internas ou externas, subsidiando trabalhos técnico-científicos no que referir às normas de documentação e editoração, inclusive dos elementos de sua arte-finalização;

XXIII – acompanhar a produção de qualquer material de propaganda e educativo referente à SEDHS;

XXIV – orientar os servidores da área da recepção da SEDHS, quanto às técnicas de atendimento ao público e subsidiá-los com material informativo sobre as atividades específicas de cada unidade;

XXV – manter arquivo virtual do material jornalístico pertinente à SEDHS;

XXVI – manter atualizado o catálogo de autoridades civis, militares e eclesiásticas e de entidades de classe, bem como cadastro de serviços especializados de interesse da SEDHS;

XXVII – responsabilizar-se pela organização e serviços de fotografias da SEDHS, mantendo arquivo físico e virtual;

XXVIII – registrar e controlar todo o material bibliográfico da SEDHS;

XXIX – responsabilizar pela utilização do equipamento audiovisual da SEDHS e pela logística de equipamentos e materiais para eventos, desde a sua disponibilização até o recolhimento e guarda;

XXX – preparar pautas dos eventos e solenidades, composição da mesa de autoridades, sistema de som, e outros recursos necessários;

XXXI – elaborar convites e convocações do Secretário para eventos e solenidades;

XXXII – responder aos convites e correspondências de cunho social, endereçados ao Secretário, confirmando ou não, o seu comparecimento nos eventos e solenidades;

XXXIII – preparar os locais e organizar serviços de cerimonial dos eventos, colaborar nas atividades de recepção e acompanhamento de autoridades no âmbito da Secretaria;

XXXIV – organizar a agenda do auditório da SEDHS;

XXXV – organizar e digitalizar as coleções de jornais e demais publicações, selecionando as matérias publicadas de interesse da SEDHS, verificando seu conteúdo e encaminhando-as às unidades para conhecimento ou, quando houver necessidade, redigir notas explicativas, para posterior publicação;

XXXVI – receber e encaminhar ao Chefe de Gabinete sugestões e reclamações do público em geral;

XXXVII – exercer outras atividades correlatas às suas atribuições e que lhe forem determinadas pelo Chefe de Gabinete.