I – coordenar o recebimento, a distribuição interna e a expedição de documentos dirigidos a(o) Secretária(o), assegurando o adequado registro e controle eletrônico destes;
II – providenciar a redação e revisão de todos os documentos e atos oficiais, emitidos pelo Gabinete da SME, zelando pela qualidade técnica da elaboração destes, conforme as normas de redação oficial, criteriosamente observadas pela equipe de redação;
III – coordenar a execução de todos os serviços, físicos e on-line, destinados ao Setor de Protocolo, visando à celeridade de tramitação processual, conforme orientação técnica oferecida aos servidores, referente a cada matéria de autuação;
IV – coordenar e acompanhar o recebimento de correio eletrônico, destinado à demanda de autuação processual para fins de requerimento de direitos, benefícios e demais assuntos necessários, por meio do serviço de protocolo on-line instituído;
V – orientar e acompanhar a realização dos serviços de recebimento e entrega de malotes requisitados pelas unidades administrativas da Secretaria, evitando, assim, o extravio de processos e documentos;
VI – coordenar e acompanhar a execução dos serviços desenvolvidos pelo Arquivo Setorial da SME, responsável pelo arquivamento de processos e documentos emitidos por todas as unidades administrativas da Secretaria e encaminhados para a guarda, depois de encerrada a fase corrente;
VII – subsidiar os servidores que prestam serviços no Arquivo Setorial da SME, mediante fornecimento de informações técnicas, referentes à temporalidade de guarda de processos e documentos oficiais a ser aplicada, nos casos compatíveis, em conformidade com o padronizado pelos órgãos de arquivologia, bem como a manutenção de arquivos digitalizados;
VIII – responsabilizar pela análise de autos processuais de distintas matérias, submetidos à Gerência, viabilizando, assim, a elaboração dos atos necessários à adequada tramitação processual;
IX – orientar e acompanhar o recebimento e envio de processos, assegurando o adequado andamento dos autos, tanto por meio físico quanto eletrônico, mantendo, assim, devidamente atualizado o sistema eletrônico de processos;
X – coordenar e acompanhar a elaboração e a redação dos atos oficiais, emitidos pelo Titular da SME, bem como a solicitação de publicação destes nos meios de comunicação oficiais;
XI – assistir ao Chefe de Gabinete no exame e na instrução dos processos a serem submetidos à apreciação do(a) Secretário(a) para deliberação;
XII – manter organizado o arquivo da Secretaria-Geral, em conformidade com as normas de gestão documental;
XIII – manter atualizado o Banco de Dados da Secretaria-Geral, referente às informações elaboradas pela Gerência, relacionadas ao Gabinete da SME;
XIV – exercer outras atividades correlatas às suas competências e que lhe forem atribuídas pelo Chefe de Gabinete.
